隨著信息化水平的不斷提高，國(guó)資委下發(fā)《關(guān)于中央企業(yè)加快建設(shè)世界一流財(cái)務(wù)管理體系的指導(dǎo)意見》，以數(shù)字技術(shù)與財(cái)務(wù)管理深度融合為抓手，統(tǒng)籌制定數(shù)字化轉(zhuǎn)型規(guī)劃，加強(qiáng)協(xié)同合作，鼓勵(lì)企業(yè)探索數(shù)字化、智能化財(cái)務(wù)。在此背景下，魯西集團(tuán)財(cái)務(wù)部在遠(yuǎn)程辦公方面進(jìn)行大膽嘗試，就各部門協(xié)同合作、財(cái)務(wù)共享進(jìn)行了檢驗(yàn)，并得出了寶貴的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。
遠(yuǎn)程辦公這一概念自1975年首次被提出，與傳統(tǒng)的辦公環(huán)境相比，遠(yuǎn)程辦公具有數(shù)字性、靈活性及分離性的三大特點(diǎn)。通過數(shù)字化工具，形成虛擬化的辦公環(huán)境。以魯西集團(tuán)財(cái)務(wù)部月底結(jié)賬為例，在魯西集團(tuán)信息部門的支持下，首要建立了良好的遠(yuǎn)程辦公網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。按照月末結(jié)賬時(shí)間節(jié)點(diǎn)，財(cái)務(wù)人員通過遠(yuǎn)程操控辦公軟件完成結(jié)賬日前的各類物料出入庫(kù)等工作，同時(shí)利用影像掃描移動(dòng)端和收單柜，其他部門可通過線上完成掃描業(yè)務(wù)，打通發(fā)票掃描、查重、驗(yàn)真等工作流程，做好結(jié)賬前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。
結(jié)賬日當(dāng)天，財(cái)務(wù)部?jī)?nèi)部各司其職，部長(zhǎng)閆玉芝作為總調(diào)度，線上指揮各小組有序的開展成本歸集、產(chǎn)品出入庫(kù)以及內(nèi)部公司間轉(zhuǎn)款等各項(xiàng)業(yè)務(wù)，有序銜接好結(jié)賬工作中的每一個(gè)環(huán)節(jié)。
結(jié)賬日后通過各類報(bào)表填報(bào)和數(shù)據(jù)分析工作，財(cái)務(wù)部員工結(jié)合月底結(jié)賬數(shù)據(jù)，與魯西集團(tuán)各事業(yè)部就對(duì)關(guān)鍵指標(biāo)完成情況開展線上會(huì)議，為管理層做出下一步?jīng)Q策提供數(shù)據(jù)依據(jù)。
財(cái)務(wù)部部長(zhǎng)閆玉芝表示：“此次試行遠(yuǎn)程辦公的新模式，不僅打破了傳統(tǒng)辦公模式的空間限制和時(shí)間限制，同時(shí)通過實(shí)踐還發(fā)現(xiàn)了公司各部門之間協(xié)同合作及員工溝通方面的問題，為今后推進(jìn)業(yè)財(cái)一體化積累了寶貴的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。”
魯西集團(tuán)除了在操作層面利用遠(yuǎn)程技術(shù)處理各項(xiàng)基層工作外，在管理層面，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)積極轉(zhuǎn)變角色，勇?lián)L(fēng)險(xiǎn)，組織協(xié)調(diào)現(xiàn)場(chǎng)相關(guān)工作，為團(tuán)隊(duì)成員遠(yuǎn)程辦公提供便利條件，并每日召開線上溝通會(huì)，利用領(lǐng)導(dǎo)資源和團(tuán)隊(duì)合力解決遠(yuǎn)程辦公遇到的問題。辨識(shí)遠(yuǎn)程辦公過程中各項(xiàng)工作的性質(zhì)，根據(jù)任務(wù)獨(dú)立性的不同，合理分配業(yè)務(wù)人員，對(duì)于獨(dú)立性高的工作，分配業(yè)務(wù)能力較強(qiáng)的員工獨(dú)自完成，針對(duì)獨(dú)立性較低的工作，協(xié)調(diào)其他員工合力完成，從管理層面提高工作效率，提升團(tuán)隊(duì)的凝聚力。
魯西集團(tuán)秉承科學(xué)至上的理念，持續(xù)創(chuàng)新財(cái)務(wù)服務(wù)模式。今年上半年正式投用的集自助交單掃描、OCR識(shí)別、便捷退單、安全保管于一體的智能收單機(jī)器人，在此次遠(yuǎn)程辦公嘗試中發(fā)揮了極大的作用。通過影像掃描實(shí)現(xiàn)查重、驗(yàn)證等各項(xiàng)工作，有效的聯(lián)通財(cái)務(wù)部與其他部門之間的工作，將業(yè)務(wù)流程打通，實(shí)現(xiàn)線上業(yè)務(wù)單據(jù)的審核，助推遠(yuǎn)程辦公工作的有序開展。
通過此次對(duì)遠(yuǎn)程辦公模式的探索，魯西集團(tuán)財(cái)務(wù)部從技術(shù)層面和管理層面都有了新的啟示：首先是積極開拓新領(lǐng)域，充分發(fā)揮數(shù)據(jù)優(yōu)勢(shì)。正是因?yàn)轸斘骷瘓F(tuán)在開發(fā)運(yùn)營(yíng)大數(shù)據(jù)分析方面有了一定實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，不斷完善優(yōu)化系統(tǒng)一鍵提取財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，設(shè)定運(yùn)算規(guī)則生成各類主要財(cái)務(wù)指標(biāo)圖表，自動(dòng)生成重要數(shù)據(jù)預(yù)警和分析。財(cái)務(wù)人員在此基礎(chǔ)之上結(jié)合生產(chǎn)實(shí)際，進(jìn)一步深入整理、分析，形成更為全面的財(cái)務(wù)報(bào)告，及時(shí)為管理者決策提供數(shù)據(jù)支撐。其次是在管理層面構(gòu)建了一套支持遠(yuǎn)程辦公的管理制度，不斷完善業(yè)務(wù)流程、溝通規(guī)則和反饋機(jī)制，盡可能的減少人工操作和人為干預(yù)，各項(xiàng)核算、入賬、結(jié)轉(zhuǎn)工作逐步實(shí)現(xiàn)線上辦理、審批。為遠(yuǎn)程辦公操作夯實(shí)地基、掃清大部分的障礙。
此次嘗試主要是對(duì)魯西集團(tuán)財(cái)務(wù)工作模式的一次探索，而在遠(yuǎn)程辦公過程中魯西集團(tuán)整體發(fā)揮著更為重要的影響，在今后的實(shí)踐中還需各部門之間加強(qiáng)協(xié)同合作，更為嚴(yán)謹(jǐn)和細(xì)化的進(jìn)行研究，以響應(yīng)國(guó)有企業(yè)“業(yè)財(cái)一體化”的號(hào)召，加快財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的進(jìn)程。